Якщо я скажу: «Уявіть фінансовий звіт» – що постане перед вашим внутрішнім оком? Наповнена нескінченними цифрами таблиця, різнокольорові графіки, шалені 3D ефекти і спідометри? Все, що ви придумали, напевно буде відрізнятися від уявлення вашого колеги, не кажучи про бачення співробітників іншої фірми.

Хоча можливостей для створення візуальної презентації звітності стає більше, а остаточна картина виходить іноді цікавіше, це не означає, що розуміння спрощується. У кожній фірмі щодня створюють безліч нової та поновленої фінансової аналітики, презентацій всіляких форм, кольорів і розмірів. Куди вони всі йдуть? Правильно, до менеджера. Йому необхідно прочитати (малоймовірно) і зрозуміти (ще менш реально) кожен із цих творів якнайшвидше, але на розуміння йде купа часу і можуть бути витрачені гроші: важливі, критичні рішення стає приймати важче.

«Що ж з цим робити?», похитаєте ви головою.

Існують компанії, де успішно здолали цю проблему завдяки Міжнародним стандартам ділової комунікації (IBCS). Розроблені доктором Рольфом Хітчером, вдосконалені його помічниками з асоціації IBCS, Стандарти регулюють як форму і кольори фактичних даних і бюджету, так і різні відхилення, ключові показники ефективності та багато іншого. Це революційне зведення правил і рекомендацій називають «дороговказами для керівництва». Вони вже захопили Швейцарію, Німеччину, Австрію й інші європейські країни, допомогли впорядкувати візуалізацію даних в таких компаніях, як SAP, IT-Logix, Prensa Iberica, Bayer, Lufthansa, Philips, Coca-Cola, BMW тощо.

Подивившись, як виглядають, наприклад, їх звіти про прибутки зараз, можна відразу помітити перевагу:

Щільність інформації здається великою, проте вона структурована так, щоб людина сприймала її інстинктивно, звертала увагу на найважливіше, зокрема різницю з бюджетом. IBCS пропонує найнеобхідніше для безперешкодного сприйняття — послідовну систему форм, фарб, шифрів та термінології. Але зробимо крок назад, щоб розгледіти повну картину.

Навіщо нам стандарти спілкування?

Вони спрощують життя. Ми здатні приймати рішення швидше, діяти ефективніше. Помітивши світлофор, ви відразу зорієнтуєтесь.

Червоне світло забороняє рух, жовте сповіщає про зміну сигналів, зелене дозволяє прямувати далі. Ви можете поїхати до Швеції, Америки або Австралії — але всюди зустрінете звичний прилад, що світиться знайомими кольорами. Навіть в Японії, де замість зеленого загоряється синій, його відтінок максимально наближений до традиційного.

Ми засвоюємо ці знання з дитинства, і вони служать нам вічність, тому що правила не змінюються. Ми вживаємо заходів миттєво, не замислюючись.

Тільки уявіть. Кожна країна могла б створити свій унікальний світлофор, зробити його трикутним, залишити всього два кольори (наприклад, золотий і пурпуровий). Місцеві мешканці легко його зрозуміють, але як щодо туристів? Хаос на дорогах забезпечений.

Це те, що ми спостерігаємо в бізнес-комунікації:

• Зараз ми створюємо яскраві гістограми, завтра — мінімалістичні лінійні графіки.
• Бухгалтер гріє чуба над ексельною таблицею, забитою довгими числами, маркетолог віддає перевагу круговим діаграмам і оформлює документ, використовуючи виключно корпоративне забарвлення. Тим часом користувач QlikView зайнятий створенням незліченних 3D спідометрів.
• Міс Стейсі пише «Продажі склали 5 мільйонів доларів США на вересень з початку року», а містерові Робертсону до душі «Чистий прибуток склав $ 5 млн за період 01.01.2018 – 30.09.2018».

Все це звичайно валиться на голову бідолашного шефа.

Ще не переконані? Тоді забийте в пошуковику Google «dashboard». Та-дам!

Оце-то видовище.

У дорожньому русі, музиці, картах, інженерній справі, шитті — практично скрізь є норми. Так чому їх немає в бізнесі?

Творці доповідей хочуть як краще, однак лише прирікають керівництво на страждання. Так ну ж бо проявимо співчуття, припинимо витрачати їх дорогоцінний час!

Уміння майстерно впорядкувати фінансові показники має надзвичайне значення. Людям слід прочитувати звіти за пару хвилин і отримувати чітке уявлення про процеси в їх компанії.

Саме тому варто стандартизувати бізнес-звітність. Я бачу червоний і зупиняюся. Я бачу бізнес-графік — аналізую і дію.

Винахід доктора Рольфа Хікерта

У далеких 90-роках німецький професор Рольф Хікерт вирішив покласти край безладу, почавши розробляти стандарти міжнародної бізнес-комунікації. Старання увінчалися успіхом — у 2013 світ побачив першу стандартизацію ділового спілкування. Її популярність зростає, а проект постійно розвивається.

Розглянемо принцип дії IBCS. Спершу погляньте на графік:

Підсумуємо набір його унікальних характеристик:

1. Назва — це провідна ідея.
2. Ніяких декоративних складових (логотипи, об’ємні фігури, 3D-ефекти тощо).
3. Конкретне розташування стовпців (попередній рік завжди зліва, фактичні показники і бюджет — справа).
4. Покажчики сценаріїв — під заголовками стовпців (PY-сірий, AC – чорний, BU – контур).
5. Розбіжності зображуються червоними / зеленими діаграмами зі знаком плюс-мінус.
6. Абсолютні варіації (PY, BU) фіксуються у вигляді стовпчастого графіка, а відносні (PY%, BU%) – як «pin»-діаграми.
7. Належна вісь в гістограмах: сіра — для попереднього року, контурна — для бюджету.
8. Пронумеровані коментарі розміщуються нижче, на одній сторінці з доповіддю.

Так, ми отримуємо універсальну мову, котру будуть розуміти фахівці FP&A всього світу і котра переведе результативність ділового спілкування на істотно новий щабель розвитку.

Якщо ви зацікавлені та волієте дізнатися більше, асоціація IBCS офіційно затвердила декілька програмних інструментів, які допоможуть у Ваших починаннях на будь-який великій IT-платформі.