«Існує відоме знане. Це речі, про які ми знаємо, що знаємо. Також існує відоме незнане. Це речі, про які нам відомо, що поки ми про них ми не знаємо. Але ще є невідоме незнане – речі, про які нам не відомо, що ми про це не знаємо»

Дональд Рамсфелд

Матриця Рамсфелда

Під час брифінгу, присвяченого війні в Іраку, Дональд Рамсфелд поділив інформацію на 4 категорії:

• відоме знане
• відоме незнане
• невідоме знане
• невідоме незнане

Ці складові стали основою матриці Рамсфелда (система прийняття рішень, що відображає та оцінює різні ступені визначеності та невизначеності).

Квадранти матриці Рамсфелда

1.  Відоме знане: це факти, які ми знаємо та розуміємо. Це база наших знань, що забезпечує міцну основу для прийняття рішень;
2. Відоме незнане: це факти, про які ми знаємо, але остаточно не розуміємо. Це прогалини у наших знаннях, які нам необхідно усунути за допомогою досліджень, розслідувань чи консультацій експертів;
3. Невідоме знане: це факти, про які ми не здогадуємось, що знаємо. Така інформація зберігається у нашій підсвідомості, ігнорується та вважається непотрібною. Розкриття такої інформації може принести користь та призвести до певних проривів у процесі прийняття рішень;
4. Невідоме незнане: це факти, які ми не знаємо і не можемо передбачити. Вони є найбільш значним джерелом невизначеності та ризику, тому що можуть призвести до ефекту несподіванки та зірвати плани.

Ефективність матриці Рамсфелда

• Управління невизначеністю: матриця допомагає зорієнтуватися в рамках невизначеності, розділити її на керовані частини. Відоме невідоме допомагає виявити припущення, які потрібно перевірити. Невідоме відоме допомагає отримати доступ до прихованих знань та ідей, які сприятимуть кращому розумінню ситуації;
• Покращення процесу прийняття рішень: використання матриці допомагає розставити пріоритети та сфокусуватися на найважливіших джерелах невизначеності. Систематичне усунення таких невизначеностей дає можливість приймати більш обґрунтовані рішення та ефективно керувати ризиками;
• Командна робота: матриця сприяє відкритому та чесному спілкуванню між членами команди. У процесі роботи члени команди ефективно співпрацюють один з одним, виявляють, усувають відоме невідоме та невідоме відоме, обмінюються знаннями та обговорюють різні припущення.

Етапи використання матриці Рамсфелда

1. Визначення квадрантів:

• контекст рішення – на цьому етапі необхідно визначити контекст рішення, цілі, обмеження та ключові зацікавлені особи. Він є основою для подальшого аналізу та гарантією розуміння мети та параметрів вирішення всіма членами команди;
• створення матриці – створіть матрицю 2х2 зі стовпцями «Відоме» та «Невідоме», і рядками «Знане» та «Незнане». В результаті повинно вийти 4 квадранти: «відоме знане», «відоме незнане», «невідоме знане», «невідоме незнане»;
• визначення квадранта «відоме знане» – необхідно внести у цей квадрант усі факти, припущення та змінні, які відомі та зрозумілі всім членам команди. Оскільки ця інформація є основою процесу прийняття рішень, вона має бути точною та в повному обсязі;
• визначення квадранта «відоме незнане» – у цей квадрант необхідно внести всі фактори, питання та змінні, про які члени команди знають, але не повністю розуміють. Виявлені прогалини та потенційні ризики можна закрити за допомогою додаткових досліджень. Даний етап вимагає чесності та ретельності, оскільки саме тут визначаються припущення, на яких необхідно зосередитися;
• визначення квадранта «невідоме знане» – цей етап досить складний, який передбачає виявлення прихованих чи втрачених ідей та знань. Активне структуроване обговорення та аналіз минулого досвіду допоможуть виявити неявні знання та погляди. А також можна вдатися до консультацій з експертами чи зацікавленими сторонами;
• визначення квадранта «невідоме незнане» – на цьому етапі слід оцінити невідоме. Оскільки неможливо передбачити все невідоме незнане, важливо усвідомити його існування та потенційний ризик появи. Необхідно провести планування різних сценаріїв, розробити план дій у надзвичайних ситуаціях та створити механізми моніторингу та зворотного зв’язку. Такий підхід допоможе покращити реакцію на невідоме та керування ним у міру їх появи.

2. Дії:

• Визначення пріоритетів та усунення «відомого незнаного». На даному етапі слід сфокусуватися на квадранті «відоме невідоме», розставити пріоритети всіх складових квадранта, виходячи з їхнього потенційного впливу на рішення. Інформацію, отриману шляхом додаткових досліджень та консультацій, необхідно вносити до матриці;
• Використання невідомого знаного. Раніше приховані знання та досвід можуть призвести до нових ідей та альтернативних рішень. Об’єднання всіх ідей допоможе ухвалити більш обґрунтоване рішення;
• Моніторинг та реагування на «невідоме незнане». Цей квадрант завжди існуватиме. Слід організувати регулярний моніторинг середовища прийняття рішень та адаптації до непередбачених ситуацій, запровадити цикли зворотного зв’язку, план дій у таких ситуаціях. Це допоможе залишатися гнучкими і швидко реагувати на невизначеності, що виникають;
• Прийняття рішень. На основі заповненої матриці та доступної інформації необхідно ухвалити рішення. Моніторинг та аналіз результатів його реалізації допоможуть здобути уроки та досвід. У міру необхідності можна оновлювати матриці та використовувати її для подальшого процесу прийняття рішень.